项目申请人除了应仔细填写好有机食品认证调查表（种植业与加工产品）外，还应提供以下相应的文件材料。申请人应按以下序号编排文件，装订后提交： 
第一部分 项目基本情况资料
1.1营业执照副本、企业组织机构代码复印件；
1.2土地使用合法证明（土地承租合同书）；面积500亩以上的须乡镇以上政府证明
1.3公司+农户或公司+基地+农户组织模式的还需提供农户清单、基地与农户管理制度；
1.4新开垦的土地必须出具县级以上政府部门的开发批复；
1.5基地5公里范围内的行政图（市、县或乡的行政图，标明基地的位置）；
1.6地块分布图（多地块、分布分散情况下，提供包含全部地块分布情况的地图）；
1.7地块图（必须标明每个地块的形状、面积、种植作物名称、边界及与周边常规地块的隔离情况，基地内主要标示物以及水源的位置）；
1.8近三年内土壤、灌溉水及大气的监测报告；
1.9食品加工企业须提供加工厂区平面图及设备位置图；
1.10实施食品生产许可证管理的产品还应提供QS证书复印件；
1.11加工过程中产品接触到水的，还需提供加工用水的检测报告（依据生活饮用水标准）；
1.12如为委托加工，提供委托加工合同书；
1.13证书上如体现商标，需提供商标注册证；
1.14通过其他认证机构认证的项目，提供相关证书复印件或证明文件；
第二部分 质量管理体系文件
2.1质量管理手册
2.1.1有机产品生产、加工、经营者的简介
2.1.2有机产品生产、加工、经营者的经营方针和目标
2.1.3管理组织机构图及其相关人员的责任和权限
2.1.4有机生产、加工、经营实施计划
2.1.5有机产品生产内部检查制度
2.1.6跟踪审查制度（质量追踪体系的建立、实施）
2.1.7记录管理制度
2.1.8客户申、投诉的处理
2.2内部规程
2.2.1作物栽培规程
土地的备耕规程
种子和种苗的选定、处理方法以及播种育苗的规程
获得有机种子和种苗的计划
土壤肥力的保持与管理措施
常发病、虫、草害的名称与防治措施
灌溉水的来源及灌溉管理
作物的轮作计划和间、套作计划
收获、运输及临时保管规程
2.2.2加工和储藏规程
1）从基地到加工厂的运送方式
2）加工厂的接货检查方法和检查标准
3）不合格原料的处理方法和合格原料的保管方法
4）初加工各工序的操作方法
5）批次号的编制方法以及管理规程
6）产品包装和保管方法
7）出库程序规程
2.2.3机械设备维修、清洗方法及卫生管理规程
2.2.4教育、培训规程
2.2.5客户申投诉的处理规程
2.2.6员工福利与劳动保护规程
2.2.7平行生产管理规程（存在平行生产的企业须提交）
1）防止有机产品生产、运输、初加工和储藏过程中受到常规产品污染的措施
2）有机生产体系和常规生产体系文件、记录的管理
第三部分 记录文件和其他相关资料
3.1有机产品生产管理者以及内部检查员的资质证明材料；
3.2所购买种子或种苗的证明文件（购买单据、非转基因证明、常规种子或种苗未经禁用物质处理的证明等）；
3.3自制肥料或生物农药时，提供原料的来源、比例、名称、自制方法和使用记录；
3.4外购肥料、生物农药等生产资料的证明文件（购买单据、产品说明书）；
3.5农事活动记录（土地耕作、播种、施肥、病虫草害防治、灌溉、重大事件、收获）；
3.6原料的运输及储存记录（原料运输、不合格原料处理、原料入库等）；
3.7产品生产配方以及加工工艺流程图；
3.8初加工过程中各加工工序记录（工序名称、时间、原料名称、批次号、加工数量、加工损耗、出成率、成品数量）；
3.9产品出入库记录；
3.10出具的当年度的产品检测报告，检测机构（计量认证、实验室认可，农业部认可或认监委认可）；
3.11销售记录（时间、产品名称、批次号、数量、购买单位）及销售发票；
3.12机械设备清扫、清洗记录（时间、设备名称、清扫清洗方法、药剂名称、用量）；
3.13防虫防鼠记录（时间、防鼠防虫场所、所用药剂或工具名称、用量）；
3.14内部监督检查报告；
3.15内部培训记录（时间、培训内容、参与人员、授课人员）；
3.16客户投诉处理记录（时间、投诉方、投诉内容、解决措施）；
3.17可以介绍和说明基地与加工厂情况的相关照片；
3.18申报材料的电子版
注：第三部分要求的记录文件如根本不存在，请附文件说明。
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