现场审核是在规定时间内取得足以证明符合性和有效性证据的过程。审核的目标之一就是在有限的时间内完成取证任务,把握好审核的有效性和审核的效率。
1、审核员不是企业的救世主
在现实审核中,我们常常在“有效取证、客观评价、和增值审核”等方面存在一些问题,常常审核时间不够,审核资料不齐全,影响了审核的有效性和效率。如何改进审核方法,以下建议可供参考。
1、审核员不是企业的救世主
有些审核员中认为自己的水平很高,企业问题太多,审核员是去帮助企业、提高企业、解救企业的,事实上根本不是那么一回事。
应该从把握风险的实际出发,找出企业需要整改或应当注意的问题。但是,审核员提出的也需要结合企业实际的情况,要善于让企业自己去评价存在问题的危害和整改的必要性。
2、审核的过程增值体现在诊断的准确性上
我们说审核要实现过程增值,审核过程如同医生给求医者(不一定是病人)的诊断过程。如果诊断有效果,体现在诊断的准确性上。病因找出了,药方开对了,治病就有希望了。因此,我们审核的过程增值应当体现审核中发现问题的准确性上。
有些人认为审核是审核员在审核企业,实际上是企业在审核审核员,评价审核员。当你真正发现企业存在的问题,发现问题的产生原因,说到企业的“点子”上,企业就会从心底里敬佩你,才能体现出审核机构的水平,企业就会欢迎你下次再去审核,因为企业从中受益,审核实现了过程的增值。
3、不要喜欢“审批”文件,按照企业文件审核
现在的体系文件与企业实际可能相差很多,原因也很多。因此,文审时很难把文件审核到位,有的就是一篇标准的翻版,但是,我们不能说手册不合格。
实际上,一本好的体系文件应该是符合标准要求、企业针对性强、具有较强的可操作性、实施中便于监视和测量。因此,手册在文审时,只能是一个“可以接受”的手册。重要的是在审核过程关注手册的针对性、适宜性、有效性。但是,我们有些审核员喜欢过于从语法、用词、用句、标点、符号等方面进行审核,挑剔毛病,审核时花时间去指出企业文件哪里写错了,哪怕一个字,也要求企业现场整改。
4、不要纠缠于过细的情节,学会抓大放小
审核中的细节很多,审核员要在心中有一条主线,哪些是必须把握住的,哪些是可以忽略的。比如,企业没有“生产计划”,没有“点检记录”,这很重要吗?不一定,标准中没有明确要求。我们不能用自己的理解,自己的做法,自己的习惯去要求其他企业。审核中不要一查,就问有记录吗?好像没有记录就查不下去了。
实际上,标准中明确规定的记录数量是有限的,审核不是检查记录。审核的取证,包括现场的提问、观察、检查、分析、判断和记录。对个别细节,可以采取跳跃式处理方法,不要纠缠,不要抓住不放,不要“斤斤计较”,可以先放一下,看看其他相关环节,确实是个问题时再来补充审核。审核员要学会对关键问题的层层深入,对一般细节的逐一放弃。所谓的关键,就是发现的事实,是否可能造成对体系运行的失效或对产品质量的影响。把握住了这条主线,就把握住了审核的风险。