因此，建立并管理供应商档案是食品企业相关部门的基础工作之一。
供应商档案资料，通常包括以下几类：
1）供应商的许可资质文书
2）供应商提供产品的合格证明
3）供应商声明
4）供应商评价记录
5）其他资料
在这些档案资料的管理中，有不少的细节是应该给予充分关注的
1
供应商的法定资质文书，应注意：
A
营业执照是否是否覆盖供方供应的所有产品？
【举例】有些企业营业执照可能不覆盖供方所提供的产品，特别是不需要提供SC等资质的产品，应特别给予关注
B
生产许可资质是否在有效期内，未有超期？
C
在食品链上，生产许可资质，不单单是SC，需调查供方生产许可资质是否提供完整？
【举例】如外包装供方，应向企业提供《印刷经营许可证》；如海捕供方，应向企业提供《捕捞许可证》。
D
适用时，产品许可资质是否提供？
【举例】有些原辅料，还需要有产品许可资质。
比如：保健食品，需要提供《保健食品批准证书》。如使用到药用包装，应要求供方提供《药用包装材料注册证书》
2
产品合格证明，应注意：
A
是否每批次提供产品的相关合格证明？
B
适用条件下，供方是否每年至少提供1次产品型式检验报告？检验报告生效日期是否超过1年？
C
产品检验报告是否覆盖主要食品安全指标？
D
产品检验报告是否真实？
3
供应商声明，应注意：
基于不同的需要，企业往往会要求供应商提供各种声明或承诺书，通常这类声明，包括有：供货声明和供方声明。供货声明，可包括原料种植过程中未使用违禁农药，未使用转基因原料等；供方声明，可包括社会责任声明、环保声明等。
A
供货声明，是否每批次提供，且供货声明的信息与产品进厂信息保持一致？
B
供方声明，应关注声明内容是否满足相关程序文件？
C
供方声明是否完整？有些供方声明内容中，有要求附相关证明材料等，这时应关注这些证明材料是否与供方声明相匹配？
4
供应商评价记录
企业按照供应商管理规定，会在供应商选择时对供应商进行系统评价，并会在合作期间，进行周期评价，在档案管理时应注意：
A
对供应商评价，是否真实？
B
评价内容是否完整？
C
评价周期是否符合公司相关规定？
D
评价人员是否签字？
5
其他资料
根据企业的管理特点，可能还会涉及到一些相关的供方资料，也在供方档案管理范畴内，例如产品证书等
A
具有时效性的第三方证书，是否在有效期内？比如供应商的ISO9000证书等
B
如供方提供自己的产品企业标准，应关注，产品企业标准是否完整？是否在有效期内？
