记录应尽可能全面地反映产品形成过程和结果以及质量管理体系的运行状态和效果，为质量管理和质量保证工作提供必要的信息。原则是“做有痕、追有踪、查有据”，体现客观、规范、准确及时的精神原则。
在编制记录时，既要从总体上评价记录的充分性，也要对每一记录的必要性进行评审。确保全面、有效地记录质量信息。
2、记录应标准化
记录应做到格式统一，便于填制，便于统计和分析，同时也为进一步使用计算机进行信息管理打下基础。记录的填写必须规范、正确、清楚，以满足证实与质量改进的需要。
3、记录的实用性
在确定每一记录的内容时，应考虑记录的实用性，归档和保存要符合规定要求，保证记录，检索方便，信息共享对一些不能为质量管理和质量保证提供依据的信息，不要体现在记录中。
4、记录的真实性和准确性
只有记录真实准确的记载质量信息，才能为开展质量管理和质量保证提供科学的依据。记录的失真、失实、模糊不清都将失去使用价值，甚至会造成产品质量失控和领导决策的失误。为此，在确定记录的格式和内容时，应考虑填写的方便性并保证在现有条件下能准确地获取所需质量信息。在填写记录时，应严肃认真，实事求是，能再现检测过程，必要时可对有关人员进行培训。
5、记录应利于管理
不论使用何种载体记录质量信息，都应易于贮存、查阅、分析和控制。应对记录的标识做出明确规定，必要时，应制定记录的管理程序。
记录一般分为质量记录和技术记录两大类，质量记录指实验室质量管理体系活动中所产生的记录，技术记录是进行检测所得的数据和信息的累积，也是检测是否达到规定的质量或过程所表明的信息。记录不只是检测的原始记录，象任务委托、合同评审、质量内审、管理评审、文件发放、会议签到等均属记录。原始记录中应包含足够的信息，以便能再现检测过程。具体信息一般应包括时间、地点、项目、仪器设备、环境设施、采用方法、实施过程、相关人员、样品描述等。
检测分析记录中常见的不足
1、不计起始与终止值，仅计间隔值，失掉了观测的原始性，如滴定用量体积、烘干或培养时间等；
2、记录的次数不够，不足以证明达到要求，称量恒重等，至少应有两个以上读数，以证明在规定要求范围内；
3、记录格式不规范，未设计必要的表格，被称为“万能”记录表，常常会丢失必要的信息；
4、记录更改不规范，只是用笔重新使劲描写，看不出原来的数据；
5、记录的信息量不全，如稀释的过程相关信息没有记录下来等；
6、记录的有效数字不规范，没有按照方法的要求去做。
