1.建立设备档案及配件管理系统
购置仪器设备时,都会附带使用说明书、合格证、保修卡等文字资料与配套工具、相关备品、易损配件等物品。大部分实验室是将这些仪器设备附带资料与物品放置在仪器所在实验室,或者由仪器管理员集中放置。这样管理造成的弊端主要有3个方面:
一是故障处理不及时,影响工作进展。因大型仪器设备说明书、保修卡或配件等提供、调拨不及时等问题,造成故障处理时间过长,影响实验室活动的顺利开展。
二是信息闭塞,易造成浪费。由于有关负责人仅管理部分实验室及仪器设备,只能了解掌握所管相关仪器设备信息,不能在其他同类型仪器设备出现问题时提供帮助,造成部分仪器设备配件的重复购置,有时因仪器设备使用说明书遗失导致仪器出现故障不能及时排除而无法继续使用,带来极大的资源浪费。
三是不便调配,阻碍开放共享。因检验检测需求,对部分大型仪器设备进行位置调整,从而调整实验室功能,形成新的实验技术路线,但在调整大型仪器设备时极易造成相关资料与配件物品的遗失,影响技术路线更新与资源开放共享。
2.仪器设备档案及配件管理建设
立卷归档
为加强实验室的建设与管理,更好地服务实验室,实验室应设置档案室,设有专人管理,将仪器设备及配件的原始性文件、资料、信息等立卷归档。仪器设备独立建档,档案中分为前期准备与实施管理两部分内容。前期准备工作包含仪器设备的调研申请(仪器设备的使用范围、性能、技术指标等)、申购论证(购置计划、可行性报告)、专家意见与领导审批,反映了购置此仪器设备的必要性、适用性、先进性以及对实验室水平的推动作用。实施管理工作包含仪器设备的采购(标书、合同、发票复印件等)、验收(验收清单、信息材料清单、合格证、保修卡、说明书等)、运行管理信息(使用记录、保养记录、维修记录、改造开发信息、报废、检查信息等)。
纵横分类
档案的编码是快速准确调取档案信息的保证,经过几年的实践,实验室可以参照《档案编码着录标准》并根据实际情况制定“八编三分原则”,“八编”即8位档案编码,“三分”即3步分类方式,实现档案的纵横分类管理。第一步,按照仪器使用性质分类,编码的1、2位为使用性质分类码。第二步,按照同类仪器分型,编码的5、6、7、8位为仪器分型码。第三步,区分同一仪器的配件,编码的9、10位体现了同一仪器的不同配件,如保险丝、密封圈、电路板、配套柱、校正液等。这样的纵横分类方法既保证了仪器设备及配件编码的唯一性,也便于仪器设备维修、考核、检查等的信息调取,方便管理,易于统计。
动态管理
大型仪器设备自调研采购到最终的报废有一个完整的生命周期,为保证不受使用管理工作调整等因素的影响,需进行动态管理,以便反映仪器设备的使用、保养、维修、开发、改造、报废等一系列工作状态。如使用记录每月进行对外服务机时、有效机时、共享机时等统计,便于仪器设备的运行管理及绩效评价;保养维护记录易于敦促仪器设备的保养维护,确保仪器设备的正常使用以及增加仪器设备的使用寿命,更好地为实验室服务。仪器设备的开发改造更能增强实验技术人员对仪器设备功能的了解,以及与实验室活动的深入结合应用。
3.配件管理的建设与实施
统筹管理
配件是指仪器设备附带的易损件、配套工具、相关备品等,具有量大、种类多、琐碎等特性。部分实验室沿用配件随机走的管理模式,易造成配件遗失。配件按专业体系可分为:机械件、仪表件、电气件等;按技术特性可分为:通用件、专业件、特制件等。为保证检验检测活动的有序开展,加强配件的有效利用,中心将配件统筹管理,分类放置,并选取独立房间专设配件库。
设置专库
配件因其可脱离主机,往往不利于管理。为此,中心特设置配件库。配件库根据仪器设备性质进行分区,每区根据配件的数量和大小设置配件专柜,并对应大型仪器设备档案编码。配件库内物品不得随意堆放,需保持整洁,空气流通,室内湿度(25%~35%)、温度(15~25℃)恒定,室内配有专用冰箱,用于存放需特殊保存的液体或膏状试剂,并按说明书要求进行相应的冷冻或冷藏。配件库内禁止存放非配件物品和易燃易爆物品,严禁烟火,室内配备报警器、灭火器材,做好防火、防盗、防尘、防霉变、防虫蛀等。建立每月一小查,两月一大查,学期一细查的巡查制度。
4.制度化管理与信息化运行
大型仪器设备档案及配件的制度化管理
管理包含四要素:制定、执行、检查和改进。制定是第一要素,制定的制度并不是束缚个性发展,而是成为实验室顺利完成业务与科研的保障。实验室应秉承精细管理理念与不断创新的现代化管理手段相结合,制定易于管理、便于接受的仪器设备档案及配件管理制度。
仪器设备档案及配件设专人管理,与实验室副主任共同管理大型精密仪器档案、大型精密仪器配件,实行双人复核制。制度的细化保证了运行的顺畅,依据《大型精密仪器管理的暂行办法》等政府部门制定的一系列有关法规、政策,制定“大型仪器设备档案制度”“大型仪器设备配件管理规定”“大型仪器设备分区办法”“大型仪器设备档案借阅制度”“大型仪器设备配件采购工作流程”“大型精密仪器设备配件领用制度”“大型精密仪器设备配件消耗制度”等相关管理制度与规章。
信息化运行管理系统的建设
传统与现代并行
随着网络化普及,实验室信息化管理运行建设不断加强,诸多实验室全面推行无纸化办公。基于仪器设备档案及配件的特殊性,实验室应实行传统与现代并行的运营管理模式,既保留了部分具有原始性、可追溯性的纸版办公模式,大力推行方便快捷、实用性强、覆盖面广的LIMS管理系统,并保证纸版与LIMS相关信息内容一致。纸板文件式管理的优点是记录详实,不足是查找起来繁琐,容易磨损丢失,为此大型仪器设备档案及配件管理采取信息化为主,纸版为辅,将立卷归档的相关内容录入信息化管理系统,便于查阅。对于大型仪器设备档案借阅、大型仪器设备消耗配件领用、大型仪器设备配件出入库及借用申请等采取纸版签字管理,并保证LIMS相关信息内容的随时更新。
分级管理,模块设计
依据仪器设备档案及配件的使用性质与形式,采取集中与分散相结合的分级管理,即仪器使用记录、仪器保养维修记录等具有鲜明动态特性的档案随机管理,及时填写,记录本填满后归入档案室集中管理;仪器设备的常用配件,如荧光倒置显微镜显微操作系统的磨针仪、生理无线遥测系统的发射子等,均随机管理,便于使用。
仪器设备档案及配件的特性促使模块化设计的形成。仪器设备档案分为采购、验收、运行、报废4个模块,可作为同类性质仪器设备开展相关工作的参考,更利于检验检测、效益评估等的统计;仪器设备配件分为消耗配件和重复使用配件两大模块,消耗配件集中管理级自配件库申请出库后,直接完成消耗记录,重复使用配件自配件库申请出库后,到分散管理级仪器室,使用后,返回配件库,重新进行集中管理。同时大型仪器设备档案及配件设有信息流程化管理模块,如综合查询、备件(或查阅超期)告警等模块。
推进网络化管理的精准化、智能化建设
LIMS管理系统将仪器设备档案及配件相关信息录入,利用中心局域网等互联网系统可随时调用相关仪器设备配件信息,实现实验室规范化、信息化、网络化管理,减少沟通、查找、统计分析等环节,提高相关管理人员的工作效率。应用LIMS管理系统将基础信息全都保存在数据库中,根据需要选择查询条件,随时检索实验室资源的使用流向、结存统计、运行状态等相关信息,实现实验室资源的跟踪化、目标化、精准化的管理系统,为实验室活动提供真实准确的信息。如当某项配件结余数量不足时,即刻通知仪器管理员提出购买计划,保证实验室活动的顺利进行。同时,应用LIMS实验室管理系统使实验室资源得到优化,仪器设备配件的高效调配、合理利用、使用成效等形成了立体化监控管理,促进实验室资源的整合与共享。
仪器设备档案及配件管理是保证大型仪器设备良好运行、在实验室中发挥应有作用的重要支撑,也是一个实验中心管理水平的重要标志之一。设备档案及配件的精细化、标准化、智能化管理,是管理人员、技术人员一项长期而艰巨的任务和责任,实验室全体人员应积极参与到仪器设备档案及配件系统的管理体系建设中去。仪器设备档案及配件的管理是实验室管理工作中的一部分,“莫以事小而不为”,只有在点滴处做好管理,才能真正推进实验室管理工作整体水平的提升,才能成为实验室日常活动、科学研究和社会服务的有力支撑。
