2、适用范围:适用于内部管理体系审核活动的控制。
3、职责
3.1 由HACCP小组组长组织编制并实施。
3.2HACCP小组组长
3.2.1 负责审批年度内部审核计划并向总经理汇报;
3.2.2 负责聘用审核组长、审核员,并任命经培训合格的内审员;
3.2.3 负责审批审核组长编制的具体内部审核计划;
3.2.4 负责审批内部审核报告,作为输入管理评审的信息;
3.2.5 接受顾客和相关方或认证机构对公司进行管理体系审核并做好协调工作。
3.3 审核组长
3.3.1 协助HACCP小组组长组建内部审核小组和召开审核预备会;
3.3.2 领导内审员开展审核工作,对审核结果的准确性和全面性负责,有权对审核结果作最后决定;
3.3.3 负责编制审核报告,报送HACCP小组组长。
3.4 内审员
3.4.1 按照公司具体的内部审核计划和组长分工负责的要求,编制自己的审核检查记录表;
3.4.2 客观公正地收集证据,分析和记录观察结果,汇报审核组长,保管好审核记录和受审核部门资料。在受审核部门资料需保密时,要遵守保密制度;
3.4.3 注意协调与受审核部门人员的关系,配合审核组长的工作;
3.4.4 针对审核中发现的不合格项,及时客观地填写内审不合格报告,经被审核部门责任人确认后,交审核组长。
3.5 受审核部门
3.5.1 将审核范围、内容通知有关人员,指派专人陪同审核组,提供审核所需的资料、资源,配合审核员工作;
3.5.2 确认有不合格项时,相关责任人要在不合格报告上签字确认;
3.5.3 根据内部审核报告,制定和实施对不合格项的纠正与预防措施。
3.6 各部门
各部门要从人员调动上支持内部审核小组工作。
4、工作程序
4.1 品管部制定公司年度管理体系内部审核计划,由HACCP小组组长审核,报总经理批准后由HACCP小组组长组织实施,一般情况下,对公司食品安全管理体系所涉及的各部门每年至少进行1次。如有体系重大调整或顾客投诉或发生批量不合格或过程失控,经HACCP小组组长批准后可增加内审一次。
4.2年度内部审核计划的内容
1)审核时间安排;
2)审核目的和体系范围;
3)审核的频次(可根据需要安排)等。
4.3审核准备
4.3.1 HACCP小组组长任命具有内审员资格的合适人选组成审核组,指定审核组长,由审核组长负责本次审核的具体组织工作;
4.3.2 审核组长编制具体审核计划,由HACCP小组组长审批本次审核计划;
4.3.2 由审核组长会同审核员在审核前召开审核预备会,审核组长根据具体审核计划为组员适当分工,组织研究如何更好地实施审核计划;
4.3.3由审核组长组织审核组成员按规定编制和准备专用文件。
1)审核通知(包括审核部门、范围、日期、审核所依据的文件、审核员分工情况、审核的具体项目和时间安排);
2)审核检查表;
3)不合格项报告表。
4.3.4由审核组长提前一星期向受审核部门发出“审核通知”。
4.3.5 受审核部门收到“审核通知”以后,如果对审核日期和审核过程有异议,可在两天之内通知审核组,经过协商允许更改。受审部门必要时确定陪同人员并做好必要的准备工作。
4.4审核实施
4.4.1审核流程为首次会-现场审核-末次会-跟踪
4.4.2审核组长召开由审核组成员、受审核部门主要负责人及主要管理岗位的负责人等参加的首次会议,其内容包括:
a. 向受审核部门的领导重申审核的范围和目的,介绍审核组成员;
b. 简要介绍本次审核采用的方法、程序和依据;
c. 确认审核所需的资源是否齐备;
d. 确定审核项目的日期和末次会议时间。
4.4.3 审核的具体内容无特殊情况要按审核检查记录表进行,审核的手段包括:
a.与相关人员交谈;
b. 查阅文件;
c.检查现场、收集证据。
4.4.4审核员现场发现问题时应当场让该项工作负责人或操作规程者确认并填写“不符合项报告表”,以保证不符合项能被完全理解,有利于纠正,审核员将此报告交审核组长。若双方对审核判定有争议时,由审核组长根据客观事实裁决。
4.4.5在末次会议召开前,由审核组长召集审核组成员对审核结果做汇总分析,并对受审核方的体系运行情况做出评价。
4.4.6审核评价结束后,由审核组长召开由受审核部门负责人及有关人员、审核组成员参加的末次会议。有关末次会议的注意事项及内容包括:
a.末次会议应由审核组长主持,参加者应签到,末次会议应有记录并保存归档;
b.在末次会议上审核组长应说明不合格项的数量和分布情况,并宣读不合格报告,提出纠正措施的建议;
c.在末次会议上审核组长还应回答受审核部门提出的问题,并通报审核报告发送的日期。
4.4.7由审核组长或其授权的审核员编写“审核报告”,审核组签字,HACCP小组组长批准,报送总经理及有关部门。
4.4.8审核报告的内容
1)受审核的部门,审核目的、范围、日期;
2)审核准则;
3)审核员、受审部门主要参加人员;
4)审核综述;
5)不合格项及纠正要求。
4.5审核报告的发放范围
1)HACCP小组组长;
2)受审核部门;
3)不合格项涉及的相关部门。
4.6 受审核部门负责人在收到不合格报告两天之内对不合格项实施纠正措施。对不能在短期内纠正的不合格项由责任部门提出纠正措施实施方案,填写“纠正与预防措施处理单”交审核组备案。
4.7 审核组对受审核部门采取的纠正措施进行跟踪检查,验证其有效性,将检查结果记入“纠正与预防措施处理单”。
4.8 内部审核中使用的全部记录由审核组长移交品管部按照本公司的“记录控制程序”进行归档。