文件管理，作为管理体系的一个重要内容，在推动体系运行和认证中，起到了十分重要的作用。参与过贯标认证的人都对体系文件会有深刻印象。同时，文件管理往往是企业管理的薄弱环节。不少企业在审核活动中，经常会被发现在文件管理中存在着漏洞。
怎么看待文件管理呢？
其实文件管理无非几个重要环节
今天我们用“生命历程”的视角
将这些环节理一理
文件的出生
文件的诞生，也不是石头缝里蹦出来的，它需要一些要件，这是作为管理者是需要掌握的：
【谁是父母】
文件的编制，出于企业内外部管理的客观需要。编制文件前，要明确文件编制的主要依据。这些依据直接决定了文件编制的有效性。
【孕育过程】
文件的编制，不是简单抄袭，需要结合企业的实际，充分考虑关联因素来编制，这需要一个筹划准备过程，它决定了文件编制的适宜性和充分性。
【准生证】
文件的形成，需要经过审批，才能获得通过。审批的意义在于由高层级的管理人员确认文件从更高一层次的运行来看，是否是适宜的。
【血缘关系】
新文件形成，需要考虑与之相关联的文件的。需要确认这些关联文件和这一新文件是否存在矛盾？或者因为新文件的发布，可能导致关联文件存在缺失等等。
文件的使用
文件的使用，就和人去工作是一个道理，需要考虑
【上户口簿】
文件一经发布，就要及时地纳入企业的文件清单中，以便进行统一的管理。如果游离在外，就像“黑户”一样，许多社会福利就无法获得。
【合适岗位】
文件的运用，就像安排人工作一样，要为其找到合适的岗位。所以文件要发挥效用，也要将其放置在对应的工作过程/场所中去。
【定期体检】
文件使用一个阶段后，企业要定期对各个文件的持续适宜性和有效性进行评估，及时发现可能存在的问题，防范于未然。
【治疗过程】
当发现文件不适用时，就像人体生病了一样，需要对文件进行修订，使之能继续发挥效用。修订文件后，也要经过审批才能被使用，这就像人的出院证明一样。当然，这里不同的一点是，人们尽量希望去除伤疤。但文件修订的内容要持续呈现，以便使用者知道文件修订前后的差异。
文件的死亡
生老病死，是人的自然规律。由于各种原因，文件也会“死亡”。
【死亡证明】
文件确认作废，也是需要审批的。然后在确认作废后，在原有的管理记录/系统中，要及时标记，避免混乱。
【处置】
作废的文件，就和人的遗体一样，要进行处置。处置的方式，通常有两种：
一是销毁：这就和遗体火化一样，这主要是针对没有保留价值的文件。
二是做标本：有些作废的文件，可能有一定的留存价值，这就需要标记“作废”，并放在专门地方，不能随意放置。大家如果把作废文件想成遗体，那就很好理解随意丢弃，是怎样恐怖的情景了。
虽然，新版ISO9000在弱化文件管理，但就一个规范的企业来说，有效的文件管理仍然是体系运作的基础内容。“拟人化”的文件管理，希望对您能有所启发。
