1）供应商的资质、管理和技术水平
任何为实验室提供供应品和服务的供应商都应该有明确的法律地位,某些特定商品还需要有相应的生产和经营许可证,以便在发生纠纷时保护实验室利益不受非法侵害。供应商的管理水平直接关系到为实验室提供产品与服务的质量和能力。管理水平比如说是否通过IS09000质量体系认证,其质量水平是否达到国际公认的IS09000所规定的要求。供应商的技术水平如提供的校准结果能否有效溯源,不确定度和检出限能否达到实验室要求。试剂耗材的出厂检验能否满足相关标准和使用者要求等。实验室应选择资质齐全,管理水平高、技术水平能够满足要求的供应商。
2）供应商的规模
多大规模的供应商是实验室最合适的供应商?这个问题要视实验室自身规模而定,即所谓的“门当户对冶。实验室自身需求量很少,选择了规模很大的供应商,所谓“店大欺客冶一旦遇到危机供应商必先放弃您那“微不足道冶的需求,而保全其重要客户。相反,实验室规模庞大而选择的供应商规模不够,一旦实验室需求发生较大波动,小供应商往往不能保证及时的供给和服务。所以,要选择和自己规模匹配的供应商,加以科学的管理。
3）供应能力、速度和稳定性
供应商要有足够的库存应付实验室临时及批量订货的波动,有充足的资源能够为实验室提供满意的服务,有能力按约定的交货期限和交货条件组织供货。能否及时将实验室需要的供应品和服务送达,直接影响实验室运作的连续性。采购品要经过实验室严格的验收,并用长期检测结果的稳定性来监督供应商。
4）服务意识
供应商的服务意识是实验室必须考虑的要素之一,优秀的供应商会主动站在客户的立场上思考问题,积极配合客户改进缺点提高服务水平。良好的供应商会给实验室提供更多帮助,如上门服务、技术支持服务等。另外,拥有服务意识的供应商往往管理水平较高,经营理念先进,方便实验室开展供应商管理。
5）实验室采购的权限
实验室在申请采购项目时,应尽可能详细的填写对采购品的要求和技术指标,必要时可以请实验技术人员参与采购过程。对于没有直接采购权的实验室,在申请采购项目时更是要注意供应品和服务的来源和质量,严格做好验收工作,对贮存物品的状态进行定期核查。
供应商如何管理
实验室要善于对供应商进行科学管理,既不能忽略供应品和服务的成本与质量,也不能受制于供应商,最好的结果是与供应商达到共赢。当然,对供应商的管理是个动态的过程,实验室应根据自身发展及时调整。检测实验室可以根据供应品和服务的特性以及其在实验室中的“地位”来管理供应商。
1）容易获取的供应品和服务供应商的管理
常规仪器、试剂耗材的采购和校准检定相对较容易,产品和服务质量也没有太大差异,此时比较的是价格和便捷性。对此类供应商的管理可以相对粗放,因为此类供应商数目众多而且竞争激烈,实验室可根据自身需求选择2~3个长期合作,建立淘汰机制,督促供应商提高服务质量。
2）不易获取的供应品和服务供应商的管理
能提供专业仪器、试剂耗材的供应和校准检定服务的供应商比较少,选择此类供应商主要看技术能力能否达到实验室要求。在此之上,如果有选择余地,可以比较一下服务的便捷性和效率。对此类供应商的管理主要采取重点管理,保持和供应商的沟通,引导供应商向着实验室需要的方向发展。此类供应商数目少,要求水平高,实验室不易寻求到十分满意的供应商。实验室应与其维持好关系,不应主动与其发生纠纷或不愉快,应在感到不满意后暗中寻找新的供应商。直到新供应商可以满足实验室需要后再淘汰不满意供应商,同时还应积极寻求备用供应商。
3）关键供应品和服务供应商的管理
实验室的某些关键仪器设备会长时间满负荷运转,对维修、保养和校准要求快速和质量高。这些仪器设备一般比较贵且购买周期长,一旦出现问题会造成在长时间内相应实验无法开展,造成不可估量的损失。对此类供应商,主要考虑服务质量和速度,能够提供周到的上门服务是十分必要的。对待此类供应商,应与其成为战略伙伴,使之在关键时刻能够帮助实验室高速、高效、高质量的解决问题。
