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供应商现场审核的“六大关注点”及“四项基本原则”

放大字体  缩小字体 发布日期:2017-08-03
核心提示:供应商管理过程中,现场审核是非常重要的一个环节。在潜在供应商评估,新产品开发,生产件批准,供应商体系开发,问题分析与解决等环节,都需要对供应商的生产制造现场进行审核。而往往审核时间有限,这就要求审核员经验丰富且具备熟练的审核技巧,才能够在有限的时间内对供应商生产制造现场进行有效的评估。
   供应商管理过程中,现场审核是非常重要的一个环节。在潜在供应商评估,新产品开发,生产件批准,供应商体系开发,问题分析与解决等环节,都需要对供应商的生产制造现场进行审核。而往往审核时间有限,这就要求审核员经验丰富且具备熟练的审核技巧,才能够在有限的时间内对供应商生产制造现场进行有效的评估。
 
  关注点1:为何需要关注生产制造现场?
 
  企业运营是一个大系统,所有环节息息相关,互相影响。对于生产型企业来说,通过现场的任何细节,均可知微见着。任何大问题的产生,都可以从现场找到根源。即便是在有限的时间里走马观花,只要抓住重点,也能充分掌握生产制造过程的关键信息。
 
  关注点2:现场氛围
 
  在现场首先可以直观地看到最真实的员工精神面貌,士气高昂的员工与邋遢、冷漠的员工会形成鲜明对比。与现场工人交谈几句,从工人的面部表情和肢体语言也可以得到重要的第一印象,因为这些直接反映了工人的情绪及对工厂的满意度。有一家工厂,大部分车间都播放着欢快的音乐,一眼看过去,工人们劳动热情很高,在这样轻松愉悦的环境中工作,效率相对更高,产品的质量也会让人更有信心。
 
  在车间走动可以注意观察是否有忙闲不均的现象,例如机器在自动加工的时候,工人长时间在旁边无所事事,或者是有的工位上的工人在长时间等待物料。存在这种现象说明工厂缺乏精益管理,人员利用率低,闲散的员工也会影响其他人的工作氛围,整体工作效率低,成本必然更高。
 
  另外,应该留意车间的光线是否充足,空气流通是否顺畅,现场是否有异味,噪音是否太大,车间是否整洁,因为这些也会直接影响工人的心情,进而影响生产效率和产品质量。很难想像一个现场氛围懒散、低落、冷漠,员工或心怀怨气或无所事事的工厂能够做好产品、创造效益。
 
  关注点3:空间利用与布局
 
  中国的很多工厂都好大喜功,生产车间越大越好,结果往往利用率很低,设备及工序布局很分散,除了浪费空间外,物料也在工厂中进行着大量无谓的搬运。而日本的多数工厂看起来没那么壮观,甚至略显局促,但是空间利用率高,流转效率也很高。
 
  生产车间大,物流线设计不合理,就会出现:生产制造过程同一批产品从A区搬到B区加工完后再搬回A区做后道加工,然后搬到C区处理,最后还要再搬回B区,造成了严重的物流浪费。
 
  原则上当天使用的生产物料应沿生产线存放,而不是在几个库存区分隔存储。工具和工装摆放应尽量靠近机器。工厂布局应保证产品流动的顺畅性,尽量避免任何隔断。如果在一个工厂中看到物料搬运距离长,搬运路线重复,或者搬运次数多,则说明布局不合理,空间利用存在问题。
 
  关注点4:标准化管理
 
  标准是最佳的状态和统一的执行参照。没有标准就无从执行,就没有改进的着眼点。生产现场应该有的标准很多,包括作业和品质标准,5S与安全标准、操作与维护标准,流程与返工标准、安全库存标准等等。
 
  很多工厂现场都有SOP(标准化作业流程),我们可以观察这些标准是否有漏项、能否易于执行、中间是否有断点。检查是否写的、说的、做的一致,质量控制点是否以醒目的标志或颜色加以突出。
 
  通过观察同一个工序的不同员工具体操作过程,可以发现其中是否有差异,包括动作的顺序、操作力度、是否有遗漏等方面。有差异说明员工缺乏标准化操作培训,则产品发生变异的可能性大大增加。在供应商审核过程中,曾发现不同的工人紧固四个螺栓的顺序不同,也没有标准扭力参考,全凭感觉,有的工人会紧固两遍,有的工人只操作一遍,非常容易造成螺栓拧紧力矩不足而脱落,或者拧紧力矩过大而造成滑扣。
 
  关注点5:质量控制
 
  现场观察应着重留意车间对于不良品的处理方式。好的工厂会将问题暴露出来,而不是将不良品和废品掩盖起来。例如用灯光聚焦废料,或用红色标签将其醒目标出,这样可以立刻知道废料是否在增加,或者生产流程的某段是否正在生产不良品。
 
  有些工厂的角落存放很多不良品,从上面的灰尘可见堆积了相当长时间,但没有任何标志来说明不良的原因和问题所在。询问现场工人,回答说那些东西都好几个月了,没人清楚是什么问题,也没人处理。询问出现不良品如何处理,回答是有专人返工,也没人去深究出现不良的原因。谁敢和品质管理如此混乱的工厂合作呢?
 
  在制品、半成品的可追溯性也可以在现场很容易地看出来。每个部件应有一张卡片或一份文件跟随流转,注明来源、经手加工的人员、所使用的设备等信息,在任何工序发现问题均可轻易追溯到源头,也便于改善。
 
  现场可以通过工人对于零部件的防护程度,来判断品对品质管理的精细度。有一家电机厂将转子随意摆放在水泥地面,没有任何防护措施,而定子竖着放在木质工作台上,工人在上部整形,下部的漆包铜线很容易因摩擦损坏绝缘漆,这样的成品电机质量可想而知。
 
  通过观察不良品数量和比例,也可初步判断一个工厂的质量控制过程是否合格。审核供应商时,发现存在大量不合格品。经询问工人,这条流水线一天的产量平均在1000件,按此估算每天的不良品大约50件,成品不良率高达5%,这说明在前面各道工序有大量质量问题没有被发现,不良品一直流窜到最后,质量控制很弱,制造不良的成本一定很高。
 
  关注点6:目视化管理
 
  目视化管理是很多高级管理手段的基础,是一个生产企业管理水平的直观传达。在管理良好的工厂中,目视化工具随处可见。包括工作场所的组织与标准化、结果性指标目视化、标准作业目视化、控制性指标目视化、自动防错与纠错目视化、警报机制等等。审核时,应注意寻找各种目视化工具。
 
  目视化的管理看板,可分为静态的和动态的管理看板。静态的看板主要是传达组织长期的管理理念,动态的看板是管理者随时要把握的管理信息,更能反映一个工厂的管理水平和能力。
 
  5S是现场组织与标准化的体现,是目视化的底层应用。然而由于种种原因,现实中大多数的中国企业在5S管理方面都走进了误区。在一家大型饮料制造厂,生产车间一眼望过去几乎一尘不染,所有的地面都涂着漂亮的油漆,各种目视化的线条、标识等都做得很象样子,但唯独缺乏安全警示标志。过于光滑的路面摩擦力不足,人走在上面不小心都会滑倒,手推车、叉车也可能会打滑。这样的表面功夫做得很足,但还是有很多安全隐患。
 
  关注点7:工具设备状态
 
  在质量管控到位的生产制造过程,设备整洁而且保养良好,设备相关信息一目了然并且即时更新。在一个功能糖的生产车间,虽然各种设备都不是很先进,甚至历史很长,但都在良好的状态下运转。每台机器的侧面都醒目地贴着一张卡片,上面记录着该设备的型号、采购日期、价格、供应商、维修记录、保养记录等等。此外,日常点检表也记录得很完整,有的点检表上清晰地记录着操作工发现的隐患,以及设备部门的签字及处理方案。这说明设备管理和保养形成了良性体系。
 
  而一家工厂,自动化水平很高,但设备经常处于待修理状态,这些设备上没有任何维修保养记录。虽然有每日点检表,但只有设备出现故障停止运行时才发现,说明点检不到位或者敷衍了事。设备的故障本来可以很早就产生预警并做好相应的准备工作,避免造成长时间停机,严重影响产品交付。
 
  在现场还可以向员工了解,操作人员和产品开发人员是否参与了设备的采购决策。一线工人和参与产品开发和生产的人员最清楚新设备的优缺点,也最了解生产线的实际需求。在很多工厂设备采购都是由高层或设备部决定,很少征求一线人员意见,导致大量后续的问题。
 
  关注点8:现场审核注意事项
 
  供应商现场审核是发现问题的最直接的手段,绝大部分问题都会在现场表现出来,可快速对供应商现场做初步评估,由此追根溯源,也可以减少很多工作的盲目性。本文探讨的仅仅是现场观察众多内容的一小部分,现场审核还有很多方式方法及,但基本原则和需要注意的事项是一致的:
 
  1、不能带有色眼镜来看现场,不能怀揣着结论到现场找证据,这样往往会有失偏颇。
 
  2、现场不能光看表面,需要核对说的、写的、做的是否一致,需要多问几个为什么。
 
  3、应同时以宏观和微观的眼光来看,采用缩的方式聚焦细节,采用放的方式来看整体。
 
  4、尽量不做笔记,这样会影响观察和思路的连续性,也会让现场人员感到紧张。
 
  附:如何做好供应商审核
 
  一、供应商审核的分类
 
  供应商审核的分类通过供应商审核,企业可以了解供应商有哪些优点和缺点,并将审核结果作为选择供应商的依据。对供应商进行的审核,主要包括对供应商的产品审核、过程审核和质量管理体系审核。
 
  1、对供应商的产品审核。
 
  目前公司采取的方法是对供应商提供的部分产品送交第三方检测机构进行检测,主要是确认供应商的产品质量,根据检测结果,合格产品的供应商继续维持合作关系,不合格产品的供应商除书面督促供应商改进产品质量以符合公司的要求外,必要时还应根据采购协议对供应商采取相应的处罚。
 
  2、对供应商的过程审核。
 
  这是分析评价供应商的产品在生产过程中质量控制是否在正确、有效进行的一种活动,即所谓的供应商审核。审核时,公司往往派有经验的审核员到供应商处进行现场审核。对供应商进行过程审核,一般依据产品或供应商的实际情况而定,一般来说,将根据下列情况对供应商进行必要的过程审核:生鲜类、其它高危食品供应商及非食类供应商;自有品牌商品供应商;年节商品供应商;其它顾客质量投诉较多的供应商或易对消费者的健康造成危害的商品的供应商;苏果超市有限公司烘焙加工中心。
 
  3、对供应商的质量管理体系审核。
 
  对于有必要进行体系审核的供应商,可以进一步采取第三方审核。对已经通过第三方体系认证的供应商,可关注其内审、管理评审、纠正措施、预防措施、检验与试验等过程。对未获得第三方认证的供应商,应着重从控制有效性入手,关注其采购、设备、人员、检验、不合格品控制等重要过程。
 
  二、供应商审核程序
 
  1、建立供应商审核评价体系。
 
  质量管理部计划和组织供应商审核评价体系,它是公司对供应商进行综合评价的依据和标准,同时针对不同的供应商建立相适应的评估管理办法。
 
  2、编制供应商审核计划。
 
  供应商审核计划应与供应商审核评价体系要素保持一致,并保持持续进行。
 
  3、供应商审核的准备。
 
  供应商审核是质量体系的一个主要因素,因此,它必须依靠标准程序。首先,审核小组应制作规范的程序表,其次,审核小组成员应预先了解被审核产品的性质、制造流程等相关知识。
 
  4、供应商审核的实施。
 
  实际的审核应从了解被审核方的管理情况开始。首先进行首次会议,向被审核方介绍审核原则、审核范围、审核依据和一些需配合的其它事项。然后现场查阅文件控制程序等,审核小组应仔细核实所有相关证据,对不符合现象予以记录,同时审核期间,被审核方应陪同审核小组,确保审核过程顺利完成。
 
  5、完成审核报告。
 
  审核结束前进行末次会议,对审核情况进行总结分析,作出审核结论并提出纠正措施。
 
  6、审核跟进。
 
  审核跟进可以书面通知,由被审核方反馈纠正措施的进度及完成情况。审核小组根据反馈信息决定复审时间,以此促进供应商持续改进。
 
  三、建立互利双赢的供应商管理模式
 
  随着企业越来越专注于核心竞争力的领域,企业与供应商的联系也将越来越密切。选择合适的供应商进行合作将会是企业能否取得成功的关键之一。
 
  因此,对供应商的质量管理需要遵循互利共赢的原则,通过契约来确立互利双赢的关系。所以,努力营造互利双赢的供需关系,与优秀供应商建立长期战略合作伙伴关系,是提高公司产品质量的有效途径。
 
 
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